Bartek: Cześć, Bartek Śliwa z tej strony. Witam Was w kolejnym odcinku podcastu Euvic Talks, w którym łączymy technologię z biznesem. Dzisiaj porozmawiamy sobie o automatyzacji procesów biznesowych, a naszym rozmówcą będzie prezes spółki X-Code, Jakub Łytkowski. Cześć Jakub.

Jakub: Cześć.

Bartek: Przede wszystkim przedstaw się proszę naszym słuchaczom. Powiedz, co Cię łączy z biznesem, jak długo Xcode już żyje i pomaga swoim klientom?

Jakub: Jasne. Więc o mnie: jestem inżynierem programistą i z tego zrodziła się nasza firma. Programowaniem, jakbyśmy policzyli od pierwszej zarobionej kasy, zajmuję się 31 lat. Dość wcześnie zacząłem. Xcode istnieje 16 lat i jest kontynuacją mojej działalności wcześniejszej, takiej bardziej freelancerskiej. Już od chyba dokładnie 12 lat jesteśmy w Grupie Euvic i zajmujemy się tworzeniem oprogramowania dla przeróżnych branż. A co mnie łączy z biznesem? Tworzę oprogramowanie dla biznesu. Chyba ciężko mi już dziś znaleźć branżę, w której czegoś nie robiliśmy.

Bartek: Dziś będziemy sobie odczarowywać tak zwane RPA. Już przed programem rozmawialiśmy o tym, że Robotic Process Automation często jest mylnie kojarzony ze sztabem robotów jeżdżących i wykonujących dziwne prace. Okazuje się, że to kawałek oprogramowania. Co on dokładnie robi?

Jakub: Polska nazwa chyba lepiej to przybliża: automatyzacja procesów biznesowych. To są roboty programowe. Oprogramowanie, które możemy postawić na komputerze lub serwerze, które wykonuje czynności za człowieka. W uproszczeniu: przejmuje myszkę i klawiaturę użytkownika i klika za niego. Celem jest to, by robot wykonywał powtarzalne, żmudne czynności, które po prostu bez sensu zajmują ludziom czas.

Bartek: Jakie wyzwania pojawiają się w firmach i jakie branże dominują w obszarze RPA?

Jakub: Branże nie są limitem, ale potrzebne jest pewne środowisko. Jeśli mamy dużą firmę, która ma rozproszone, historyczne systemy, które nie są zintegrowane, a dodatkowo wymienia mnóstwo danych z kontrahentami – tam RPA błyszczy. Często ludzie wprowadzają te same dane trzykrotnie w różnych miejscach. Albo mają dane w Excelu i przepisują je do systemu. Tam stawiamy robota. On bierze dane z maila lub pliku, obrabia je i rejestruje w systemie. Obecnie u nas dominują dwie branże: Logistyka i Energetyka.

Bartek: Opowiedz o tej energetyce.

Jakub: Mamy tam sztandarowy produkt, który powstał, bo zmieniły się ustawy i uwolniono rynek. Dystrybutorzy energii musieli wystawić platformy wymiany informacji. Powstało 13 różnych platform. Sprzedawca energii, chcąc działać w całej Polsce, musiał logować się do 13 systemów. Stworzyliśmy rozwiązanie 12 lat temu i do dziś ponad połowa procesów zmiany sprzedawcy energii w Polsce przechodzi przez nasze roboty.

Bartek: Wspomniałeś, że RPA jest agnostyczne sektorowo. Które procesy mogą najbardziej skorzystać?

Jakub: To wymaga analizy, ale my po latach już wiemy, o co pytać. Pytamy: „Jakie masz punkty styku ze światem zewnętrznym?”. Przychodzą maile? Dokumenty papierowe? Masz system urzędu celnego, gdzie coś rejestrujesz? Tam zazwyczaj jest miejsce na robota. Mój ulubiony przykład: klient twierdził, że nie potrzebuje robotów. Zapytaliśmy: „Czego nie lubisz w swojej pracy?”. Okazało się, że co miesiąc dostaje 80 rozliczeń, które musi ręcznie sprawdzić z systemem, by wystawić fakturę. Błędy były w 2–3 przypadkach na 80. Człowiek analizował wszystko, by wyłapać te trzy błędy. Postawiliśmy robota w dwa dni. Teraz klient dostaje tylko te 2–3 maile z błędami do poprawki, a resztę robot robi sam.

Bartek: Czy to się opłaca finansowo?

Jakub: Policzyliśmy to. Te 80 maili zajmowało człowiekowi dwie dniówki miesięcznie. Po roku firma klienta urosła trzykrotnie. Teraz robot wykonuje pracę, która zajęłaby sześć dniówek, a koszt robota w modelu subskrypcyjnym stoi w miejscu. To pokazuje perspektywę skalowania.

Bartek: Jak zacząć? Czy klient musi być przygotowany, czy to zawsze jest wywiad z Wami?

Jakub: To się zmieniło. Kilka lat temu trzeba było wszystko tłumaczyć. Teraz mamy dwa typy klientów. Pierwsi to tacy, którzy słyszeli i pytają – im proponujemy krótki audyt, nawet dwudniowy. Wskazujemy procesy i liczymy oszczędności. Drugi typ to tacy, którzy próbowali i im nie wyszło. Bo technologia to jedno, ale ważne jest, kto ją wdraża. Często poprawiamy po kimś lub definujemy proces na nowo. Po pierwszym wdrożeniu w firmie zazwyczaj następuje wybuch pomysłów, bo ludzie widzą, że to działa.

Bartek: W jednym z odcinków z Bartkiem Władysiem rozmawialiśmy o AI. Czy w RPA też stosuje się sztuczną inteligencję?

Jakub: Tak, odcinek z Bartkiem bardzo mi się podobał, bo sprowadził AI na ziemię. Najprostszy przykład to OCR, czyli sczytywanie faktur. Narzędzia te wykorzystują modele AI do rozpoznawania elementów na dokumencie. Często ludzie pytają: „Po co mi RPA, skoro mam AI?”. To tak jakby powiedzieć: „Mam mózg, po co mi ręce i nogi?”. AI bazuje na danych, może podjąć decyzję lub zrobić predykcję, ale z tym wynikiem trzeba coś zrobić. I tu wchodzi robot – zbiera dane, pyta AI i na podstawie odpowiedzi klika w systemie.

Bartek: A czy możemy wykorzystać RPA do osobistej efektywności?

Jakub: Ja po pracy staram się odcinać od technologii, ale podam przykład z pandemii: robot rezerwował mi sloty w sklepie internetowym, gdzie była tygodniowa kolejka. Prywatnie nie zawsze jest to opłacalne, ale systemy operacyjne będą miały tych funkcji coraz więcej. Dla użytkowników Excela takim „zalążkiem RPA” są makra. Robot robi to samo, tylko na wszystkich systemach i stronach www jednocześnie.

Bartek: Jakieś inne case study, np. z logistyki?

Jakub: W logistyce mamy problem podwykonawców. Firma musi ich weryfikować w rejestrach państwowych. Dowiedziałem się dzięki tej pracy o wielu dziwnych rejestrach, np. podmiotów wykonujących działalność leczniczą. Firma, która ma setki klientów, musi ich sprawdzać ręcznie. My oferujemy Proof of Concept: „Daj nam Excela z NIP-ami, a nasz robot sprawdzi dłużników, białą listę VAT i wszystkie rejestry w kilka minut”. Dla firmy ACP zrobiliśmy pełną weryfikację i automatyczne rejestrowanie klienta w systemie. Ludzie w ogóle tego nie dotykają.

Bartek: Jakie są mierzalne rezultaty?

Jakub: Klient PGE Obrót na konferencji pokazał, że oszczędza około 28 etatów dzięki robotom. Gdyby systemy były zintegrowane, roboty nie byłyby potrzebne, ale z powodów historycznych integracja bywa niemożliwa lub zbyt kosztowna. Czasami lepiej postawić robota, choć trzeba pamiętać, że robot jest „czuły”. Jeśli system, na którym pracuje, przejdzie upgrade i zmieni się układ pól, robot powie: „Nie widzę tego pola”. Wtedy trzeba go po prostu na nowo nauczyć, gdzie teraz jest NIP czy inne dane.

Bartek: Czyli robot redukuje błędy ludzkie?

Jakub: Robot nie ma prawa się mylić. AI ma do tego prawo, robot nie. On powtarza czynności miliony razy bez znużenia. Mieliśmy klienta obsługującego mandaty na francuskiej stronie policji. Pracownicy nie znali francuskiego, więc robili błędy. Robotowi język nie przeszkadza – nauczyliśmy go, gdzie jest PESEL, a gdzie numer dowodu i robi to bezbłędnie.

Bartek: Czy to rozwiązanie tylko dla gigantów jak DPD czy PGE?

Jakub: Absolutnie nie. To zależy od środowiska, nie od wielkości firmy. Nawet jednoosobowa firma, która dużo czasu spędza na przepisywaniu danych z Excela do rejestrów, może zyskać. Jeśli poświęcasz na coś dwa dni w miesiącu, to warto postawić robota, który zrobi to w 15 minut.

Bartek: Dokąd zmierzamy? Pobawmy się w futurologię.

Jakub: Często patrzę w przeszłość, by zrozumieć przyszłość. 20 lat temu Google wchodziło na rynek. Firmy, które mówiły: „Po co mi wyszukiwarka, mam encyklopedię”, już nie istnieją. Dziś robimy 10 razy więcej rzeczy niż ludzie 20 lat temu. Płacimy Blikiem w aucie, kiedyś szło się na pocztę z druczkiem. Za kolejne 20 lat wszystko jeszcze bardziej przyspieszy. Firmy logistyczne, które nie wdrożą RPA czy AI, po prostu znikną, bo konkurencja dzięki automatyzacji będzie miała lepsze ceny. Koszty pracownika rosną, więc lepiej delegować go do kreatywnych zadań. Trudno będzie znaleźć pracownika, który będzie chciał cały dzień tylko przepisywać dane z pola w pole.

Bartek: Na zakończenie standardowe pytanie: co Cię ostatnio zainspirowało?

Jakub: Ostatni rok mocno zmienił moje podejście. Wiosną miałem wypadek podczas uprawiania sportu. Stałem się osobą niepełnosprawną na dwa miesiące – wózek, operacje. Przez lata wmawiałem sobie, że na coś „nie mam czasu” albo „nie mogę”. Na wózku zrozumiałem, że teraz naprawdę nie mogę, a miesiąc wcześniej mogłem wszystko. Od tamtej pory nie odmawiam sobie robienia rzeczy. W kilka miesięcy zrobiłem dwa uprawnienia, o których myślałem przez 10 lat. Chciałbym, żeby nasi słuchacze nie musieli przeżyć wypadku, by zrozumieć, że „mogą”. Jak mi ktoś mówi „nie mogę”, to mówię: „Kłamiesz, możesz”.

Bartek: Mocno inspirujące. Dzięki za dzisiejszą rozmowę, odczarowałeś mi temat, który wydawał mi się nudny. Dzięki Wam, widzowie i słuchacze, zapraszam na kolejny odcinek.

Jakub: Dziękuję.