Varför digitala investeringar inte alltid leder till affärsnytta

Många digitaliseringsprojekt levererar precis det som beställdes. Systemen införs, budgetarna hålls och projekten avslutas enligt plan. Ändå uteblir ofta den effekt som motiverade investeringen från början. 

 

Det är ett problem som sällan syns i projektuppföljningen. När ledningsgrupper utvärderar digitala satsningar hamnar fokus ofta på leverans: blev systemet färdigt, höll tidsplanen och klarade projektet budgeten? Men för verksamheten är det frågor av begränsat värde. Det som avgör om investeringen var lyckad är om produktiviteten förbättrades, besluten blev bättre eller om organisationen arbetar på ett mer effektivt sätt än tidigare. 

 

I samtalet med Henrik Bengtsson, CDO på SCA, återkommer samma observation flera gånger från olika perspektiv. Digitalisering skapar inte affärsnytta när tekniken implementerades. Den skapar affärsnytta när människor förändrar hur arbetet utförs. 

Projektet är klart. Arbetet har bara börjat. 

När ett nytt system går live betraktas projektet ofta som avslutat. Projektorganisationen monteras ned, resurser flyttas vidare och uppmärksamheten riktas mot nästa initiativ. 

 

Samtidigt börjar den del som avgör investeringens värde. 

 

Nya arbetssätt ska etableras. Beslut ska fattas på nya sätt. Processer ska justeras och gamla rutiner behöver ibland överges helt. Det är först då verksamheten har möjlighet att realisera den effekt som fanns i business caset från början. 

 

Problemet är att ansvaret ofta blir otydligt just i detta skede. Projektet har haft en ägare. Implementationen har haft en styrgrupp. Men vem äger produktiviteten ett år senare? Vem ansvarar för att arbetssätt förändras? Vem följer upp om investeringen verkligen levererar den effekt som utlovades? I många organisationer finns inget tydligt svar. 

 

Det skapar en situation där tekniken betraktas som levererad samtidigt som nyttan fortfarande är osäker. 

 

Som Bengtsson uttrycker det: 

”Det spelar ingen roll om vi håller oss inom budget. Levererar vi inte verksamhetsnytta har vi inte levererat det vi ska.” 

AI gör samma problem mer synligt

Den snabba utvecklingen inom AI har satt fokus på en fråga som funnits länge: vem ansvarar för effekten när tekniken väl är på plats? 

 

Många organisationer har på kort tid fått tillgång till teknik som kan automatisera uppgifter, analysera information och stödja beslut på ett sätt som tidigare inte varit möjligt. Potentialen är uppenbar, resultaten är mer varierande. Skillnaden ligger sällan i tekniken. 

 

Två organisationer kan använda samma verktyg och få helt olika utfall beroende på hur väl de lyckas förändra arbetssätt, roller och processer. Om AI läggs ovanpå befintliga strukturer utan att något annat förändras ökar ofta aktiviteten, men inte nödvändigtvis effekten. 

 

Det är därför många ledningsgrupper ställer fel fråga när de diskuterar AI. Frågan är inte främst vilka verktyg som ska införas. Den viktigare frågan är vilka arbetssätt som ska förändras när nya möjligheter uppstår. 

 

Det är samma logik som alltid har gällt för digitalisering. Tekniken kan skapa förutsättningar för förbättring. Organisationen måste omsätta dem till resultat. 

De bästa idéerna uppstår nära verksamheten  

En annan viktig slutsats från Bengtssons erfarenheter handlar om var förändring vanligtvis börjar. 

 

Många digitaliseringsinitiativ utformas fortfarande centralt och rullas sedan ut i verksamheten. Det är en modell som fungerar väl när målet är standardisering eller efterlevnad. Den fungerar sämre när målet är att förändra hur arbetet utförs. 

 

De personer som bäst förstår var produktivitet går förlorad finns sällan i projektorganisationen. De finns närmare verksamheten. Operatörer, planerare, specialister och andra användare ser varje dag vilka arbetsmoment som skapar friktion, vilka beslut som tar onödigt lång tid och vilka processer som inte längre är ändamålsenliga. 

 

När dessa perspektiv kommer in tidigt blir lösningarna oftast bättre. Men ännu viktigare är att sannolikheten för verklig användning ökar. 

 

Förändringsledning handlar i praktiken mindre om kommunikation än om delaktighet. Människor förändrar inte sitt sätt att arbeta därför att de fått information om ett nytt system. De gör det när de upplever att förändringen hjälper dem att utföra sitt arbete bättre. 

 

Den verkliga ledningsfrågan

I många nordiska bolag är tillgången till teknik inte längre den främsta begränsningen. Detsamma gäller data, molntjänster och i allt högre grad även AI. Den verkliga flaskhalsen finns ofta någon annanstans. 

 

Den handlar om organisationens förmåga att omsätta investeringar till nya beteenden, nya beslut och nya arbetssätt. Den handlar om vem som äger effekten efter att projektet är avslutat. 

 

För ledningsgrupper innebär det ett perspektivskifte. Frågan är inte om organisationen investerar tillräckligt mycket i digitalisering. I de flesta större verksamheter sker redan betydande investeringar. Frågan är om någon har ett tydligt ansvar för att investeringarna leder till mätbara förändringar i verksamheten. 

 

Först när den frågan får en ägare blir digitalisering det som många hoppas att den ska vara: en investering som förbättrar verksamhetens prestation, inte bara dess tekniklandskap. 

 

Vill du fördjupa dig i resonemangen och höra konkreta exempel från verkligheten? Lyssna på hela poddavsnittet med Henrik Bengtsson här