340% groei in aansluitpunten in de energiesector

Klant_

Polenergia Dystrybucja maakt deel uit van de grootste particuliere energiegroep in Polen — Polenergia S.A. Het bedrijf is gespecialiseerd in uitgebreide energiediensten, waaronder de bouw, exploitatie en het onderhoud van eigen energie-infrastructuur. Het is landelijk actief en biedt moderne en duurzame energieoplossingen voor zowel particuliere als zakelijke klanten.

Onze rol in het project_

Ons team was verantwoordelijk voor de volledige implementatie van het project — van analyse van business requirements, via implementatie en testen, tot deployment en doorlopend onderhoud van het systeem. We leverden een speciaal facturatiesysteem ter ondersteuning van de afrekening van elektriciteitsverkoop en -distributie. Als onderdeel van de samenwerking bieden we doorlopende technische ondersteuning, functionele ontwikkeling volgens de behoeften van de klant en aanpassing van het systeem aan veranderende markt- en regelgevingsvoorwaarden.

Belangrijkste doelstellingen_

• Stabiel onderhoud en continue ontwikkeling van het facturatiesysteem waarborgen.
• Het systeem aanpassen aan huidige en toekomstige wetswijzigingen en vereisten van de energiemarkt.
• Nieuwe functionaliteiten implementeren ter ondersteuning van innovatieve oplossingen die de klant aan zijn eindklanten introduceert.
• Belangrijke processen automatiseren om de operationele efficiëntie en de capaciteit om een groeiend datavolume te verwerken te vergroten.
• Integreren met systemen van externe dienstverleners om consistentie en schaalbaarheid van het volledige ecosysteem te waarborgen.

Uitdagingen_

Tijdens het project kwamen we verschillende uitdagingen tegen die een flexibele aanpak en nauwe samenwerking met de klant vereisten:

• Complexiteit van wettelijke regelgeving — veranderende energiemarktwetten vereisten constante monitoring en snelle aanpassing van het facturatiesysteem.
• Integratie met meerdere externe systemen — de noodzaak om naadloze samenwerking met systemen van andere dienstverleners te garanderen.
• Schaalbaarheid van de oplossing — het groeiende aantal klanten en datavolume vereiste prestatieoptimalisatie en architecturale verbeteringen.
• Procesautomatisering — handmatige handelingen omzetten in geautomatiseerde workflows, met behoud van hoge datakwaliteit en naleving van business requirements.
• Beheer van klantgegevens — het waarborgen van beveiliging, integriteit en naleving van regelgeving inzake gegevensbescherming, bijvoorbeeld GDPR/AVG.

Workflow_

Zowel het hoofdproject als de daaropvolgende ontwikkelingswijzigingen werden opgedeeld in de volgende fasen:

• Analyse van business requirements — workshops met de klant om processen en operationele behoeften te begrijpen.
• Documentatie van functionele en niet-functionele requirements.
• Oplossingsontwerp — ontwikkeling van de architectuur van het facturatiesysteem.
• Voorbereiding van het integratieconcept met externe en interne systemen.
• Implementatie — ontwikkeling van systeemmodules volgens de gedefinieerde scope. Creëren van gebruikersinterfaces en businesslogica.
• Testen — unit-, integratie- en acceptatietesten.
• Verificatie van naleving van wettelijke en operationele vereisten.
• Deployment — datamigratie en configuratie van productieomgevingen. Training van eindgebruikers en het operationele team.
• Onderhoud en ontwikkeling — doorlopende technische ondersteuning en systeemmonitoring. Introductie van nieuwe functionaliteiten en aanpassingen aan markt- en wetswijzigingen.

Gekozen strategie_

Het project werd uitgevoerd volgens de Scrum-methodologie, wat iteratieve levering van functionaliteiten en flexibele reacties op veranderende businessbehoeften van de klant mogelijk maakte.

Projectmanagement:

• Scrum-methodologie — het project werd geïmplementeerd in sprints, met een duidelijk gedefinieerde scope en doelen voor elke cyclus.
• Retrospectives na geselecteerde fasen — maakten evaluatie van de samenwerking tot dan toe, identificatie van verbeterpunten en implementatie van verbeteringen in volgende projectfasen mogelijk.
• Toegewijde statusmeetings tussen team-PM’s — in plaats van deel te nemen aan de dagelijkse operationele meetings van de klant, verliep de communicatie via regelmatige statusupdates tussen projectmanagers, wat effectieve voortgangsbewaking en aanpassing van de scope aan actuele behoeften waarborgde.

Samenwerking met de klant:

• Nauwe operationele samenwerking — onderhouden via specifieke communicatiekanalen en snelle respons op klantbehoeften.
• Flexibiliteit in scope-aanpassingen — mogelijkheid om snel te reageren op nieuwe vereisten als gevolg van wetswijzigingen of de businessstrategie van de klant.
• Transparantie van activiteiten — beschikbaarheid van informatie over werkvoortgang, backlog en deploymentschema voor het team van de klant.

Onderhoud en ondersteuning:

• 24/7 supportportaal — de klant heeft toegang tot een speciaal portaal waarmee incidenten en servicevragen 24 uur per dag kunnen worden gemeld.
• Directe communicatiekanalen — voor dringende verzoeken of verduidelijkingen zijn snelle contactmogelijkheden beschikbaar, zoals Microsoft Teams of telefonische gesprekken.

Geleverde oplossingen_

Het Euvic Billing-systeem biedt een breed scala aan functionaliteiten ter ondersteuning van de volledige verwerking van facturatie- en afrekenprocessen:

• Databeheer — verzamelen en verwerken van informatie over alle entiteiten die betrokken zijn bij verkoop- en distributieprocessen, inclusief gegevens over contracten, verbruikspunten en meters.
• Klantsegmentatie — mogelijkheid om klanttypen, categorieën en groepen te definiëren om het aanbod en serviceprocessen beter af te stemmen.
• Meetgegevensverwerking — verzamelen van meterstanden en energieverbruiksgegevens voor specifieke facturatieperioden.
• Flexibele tarief- en prijsdefinitie — ondersteuning voor verschillende tariefmodellen en onafhankelijke definitie van facturatiecycli voor variabele kosten, vaste kosten en contracten.
• Geavanceerde afrekeningen — uitgebreide afrekening van nutsleveringen aan eindgebruikers, inclusief distributiekosten op basis van tarieven van externe operators.
• Facturatie op basis van verbruik en prognoses — mogelijkheid om klanten te factureren op basis van werkelijk verbruik of prognoses die afzonderlijk zijn geconfigureerd voor elk verbruikspunt.
• Facturatie en documentverzending — genereren van facturen en verzenden van afrekeningsdocumenten naar opgegeven e-mailadressen.
• Integratie met financiële en boekhoudsystemen — voorbereiding van gegevens voor kostentoewijzing en verdere verwerking in externe systemen.

Faktorynka — het Euvic Billing-systeem is geïntegreerd met de module “Payments and Debt Collection”, wat het volgende mogelijk maakt:

• Verwerking van betalingen en afrekeningen met klanten.
• Automatisering van incassoprocessen.

Voordelen_

• Verhoogde operationele efficiëntie — automatisering van facturatie- en afrekenprocessen verlaagt operationele kosten en minimaliseert het aantal fouten.
• Schaalbaarheid van de oplossing — het systeem is klaar om een groeiend aantal klanten en verbruikspunten te ondersteunen.
• Naleving van regelgeving — continue systeemaanpassing aan wettelijke wijzigingen en vereisten van de energiemarkt.
• Snellere implementatie van nieuwe diensten.
• Verbeterde controle en rapportage — ondersteuning van zakelijke besluitvorming.
• Intuïtieve bediening — een duidelijke interface en logische systeemstructuur.
• Automatisering van routinetaken — vermindering van handmatige gegevensinvoer en repetitieve activiteiten.
• Snellere toegang tot informatie — eenvoudige opvraging van gegevens over klanten, contracten, facturen en serviceverzoeken.
• Hoge datakwaliteit — validatie- en controlemechanismen vergroten het vertrouwen in afrekenresultaten.
• Technische ondersteuning — mogelijkheid om problemen te melden via een 24/7 portaal en snel contact in situaties waarin interventie nodig is.

ROI en zakelijke impact_

• Toename van facturatievolume zonder uitbreiding van personeelscapaciteit — het geïmplementeerde facturatiesysteem maakt het mogelijk om een groeiend aantal klanten en verbruikspunten te verwerken zonder prestatieverlies, wat zich vertaalt in operationele schaalbaarheid en lagere personeelskosten.
• Aan het begin van het project werkte de klant met 10.000 gefactureerde verbruikspunten (PPE). Momenteel zijn er meer dan 44.000 in het systeem — een stijging van 340%.
• Operationele efficiëntie — automatisering van facturatie- en afrekenprocessen heeft de verwerkingstijd aanzienlijk verkort, processen gesystematiseerd en fouten door handmatige gegevensverwerking geëlimineerd.
• Kostenbesparingen — dankzij integratie met financiële en boekhoudsystemen en automatisering van incasso is het aantal handmatige interventies verminderd, wat leidt tot lagere operationele kosten en hogere procesrendabiliteit.
• Flexibiliteit en naleving van regelgeving — het systeem wordt continu aangepast aan veranderende energiewetgeving, waardoor operationele risico’s worden geminimaliseerd en continuïteit van dienstverlening wordt gewaarborgd.
• Verbeterde datakwaliteit en beschikbaarheid van informatie — geïmplementeerde validatiemechanismen en een intuïtieve interface maken snelle toegang tot klant-, contract- en factuurgegevens mogelijk en ondersteunen zakelijke besluitvorming.

Projectteam_

• Projectmanager (PM)
• Technisch leider (Tech Lead)
• Businessanalist
• Domeinexpert
• Developmentteam — 5x .NET Developer, 1x PHP Developer
• Testteam (QA) — 4x Quality Assurance Engineer
• DevOps Engineer

Technologieën en frameworks_

• .NET 8,
• .NET Core (API, Connector),
• Entity Framework Core,
• Dapper,
• PHP,
• Python,
• WebAPI,
• WCF,
  WinForms,
• Telerik,
• Microsoft SQL Reporting Services (RDLC),
• Docentric,
• Microsoft SQL Server (MSSQL),
• Azure,
• Jenkins,
• Grafana,
• GIT,
• TypeScript

Samenvatting_

De levering en implementatie van het EUVIC Billing-systeem bevestigde de effectiviteit van een flexibel samenwerkingsmodel, moderne technologieën en een diepgaand begrip van sectorspecifieke vereisten. Dankzij de inzet van een interdisciplinair team werden alle belangrijke doelen bereikt — van de automatisering van afrekenprocessen, via verhoogde operationele efficiëntie, tot het waarborgen van naleving van veranderende wettelijke regelgeving.

Het project biedt een solide basis voor verdere systeemontwikkeling en uitbreiding van de samenwerkingsscope.

Volgende stappen_

Op korte termijn zijn de volgende acties gepland:

• Verdere ontwikkeling van systeemfunctionaliteiten — implementatie van nieuwe features en modules.
• Voortgezette procesautomatisering — eliminatie van handmatige handelingen.
• Versterking van integratie met externe partners — uitbreiding van API’s en integratie met operatorsystemen.
• Doorlopende samenwerking in een partnershipmodel — voortzetting van gezamenlijke planning van de roadmap voor systeemontwikkeling en snelle aanpassing aan veranderende businessbehoeften.