Excel jako system ERP?

Excel to prawdopodobnie jeden z najczęściej spotykanych„systemów ERP” w polskich firmach. Problem polega na tym, że nigdy nie został zaprojektowany do zarządzania procesami biznesowymi, a mimo to wiele organizacji właśnie tak go wykorzystuje.

Nie wymaga kosztownego wdrożenia, jest stosunkowo tani, elastyczny i pozwala szybko tworzyć zestawienia, kalkulacje czy raporty. Na początku działalności firmy w zupełności wystarczy. Można w nim prowadzić listę klientów, rejestrować zamówienia, kontrolować koszty czy przygotowywać podstawowe analizy finansowe. Ale trzeba pamiętać, że Excel został stworzony do pracy na danych, a nie do zarządzania złożonymi procesami biznesowymi. Bo właśnie wtedy, gdy przejmuje funkcję centralnego systemu operacyjnego firmy zaczynają się problemy.

Kiedy więc Excel przestaje wspierać rozwój firmy, a zaczyna go ograniczać?

Moment graniczny zwykle przychodzi stopniowo. Najpierw powstaje jeden arkusz do zamówień. Potem kolejny do stanów magazynowych. Następny służy do kontroli kosztów, jeszcze inny do raportowania sprzedaży.

Z czasem firma funkcjonuje w oparciu o kilkanaście lub kilkadziesiąt plików połączonych ze sobą mniej lub bardziej formalnymi zależnościami.

Sprzedaż korzysta z własnego arkusza, magazyn prowadzi osobne zestawienia, finanse mają kolejne pliki, a kierownictwo otrzymuje raporty przygotowywane ręcznie na podstawie danych z różnych źródeł. Informacje trzeba kopiować między dokumentami, aktualizować w kilku miejscach i nieustannie kontrolować ich spójność.

W praktyce oznacza to, że firma stworzyła własny, nieformalny system ERP oparty na arkuszach kalkulacyjnych. Problem polega na tym, że nie istnieje jedno źródło prawdy. Każdy dział może pracować na nieco innych danych, a poprawność informacji zależy od ręcznych działań pracowników.

W wielu organizacjach taki model funkcjonuje przez lata, aż do momentu, gdy liczba dokumentów i użytkowników zaczyna dynamicznie rosnąć. Wtedy okazuje się, że każda kolejna osoba korzystająca z plików zwiększa ryzyko pracy na nieaktualnych danych, a firma ma do czynienia z rozbudowaną siecią arkuszy, nad którą coraz trudniej zapanować.

Według IDC ponad 80% danych biznesowych trafia na różnych etapach procesów do arkuszy kalkulacyjnych. Pokazuje to, jak ważną rolę odgrywa Excel w codziennej pracy firm, ale również jak łatwo może stać się organizacyjnym wąskim gardłem.

Nie chodzi o to, by wybierać – „ERP czy Excel”.

Excel świetnie sprawdza się w analizach, modelowaniu finansowym, tworzeniu prognoz czy jednorazowych kalkulacjach. Pozwala szybko pracować na danych i przygotowywać niestandardowe zestawienia.

System ERP pełni natomiast zupełnie inną funkcję. Jego zadaniem jest zarządzanie procesami przebiegającymi pomiędzy działami firmy. Przykładowo jedno zamówienie sprzedaży może automatycznie wpłynąć na stan magazynowy, wygenerować dokument sprzedażowy, uruchomić proces fakturowania, a następnie zostać uwzględnione w raportach finansowych. Wszystko odbywa się w ramach jednego procesu i jednej bazy danych.

W praktyce dylemat ERP czy Excel pojawia się najczęściej wtedy, gdy firma zwiększa sprzedaż, rozwija sieć magazynów lub zatrudnia kolejne osoby. Procesy, które wcześniej można było obsługiwać ręcznie, zaczynają wymagać automatyzacji oraz pełnej kontroli nad informacjami.

To właśnie tutaj przebiega granica. Excel służy do pracy z informacjami. ERP odpowiada za realizację procesów biznesowych.

Dlatego pytanie nie powinno brzmieć „ERP czy Excel?”, ale raczej: które procesy operacyjne powinny być obsługiwane przez system ERP, a które nadal mogą być wspierane przez arkusze kalkulacyjne?

Konsekwencje biznesowe płynące z wykorzystania Excela jako głównego systemu zarządzania mogą być naprawdę poważne.

Pierwszym problemem są błędy. Wystarczy jedna nieprawidłowa formuła lub przypadkowo usunięta komórka, aby raporty przestały odzwierciedlać rzeczywistą sytuację firmy.

Kolejnym ryzykiem jest nadpisywanie danych i brak kontroli dostępu. Im więcej osób pracuje na tych samych plikach, tym większe prawdopodobieństwo utraty lub nieautoryzowanej modyfikacji informacji.

Problemem staje się również brak pełnej historii zmian. W wielu przypadkach trudno ustalić, kto i kiedy dokonał konkretnej modyfikacji oraz na jakiej podstawie została podjęta decyzja biznesowa.

Dobrym przykładem jest sytuacja, w której handlowiec zapisuje zamówienie w swoim arkuszu, a magazyn korzysta z innej wersji pliku. W efekcie klient otrzymuje informację o dostępności produktu, którego faktycznie nie ma już na stanie.

Konsekwencje są bardzo konkretne:

• opóźnione raportowanie,
• błędy w zamówieniach,
• nieaktualne stany magazynowe,
• trudniejsze rozliczenia finansowe,
• większa zależność od pojedynczych pracowników,
• ograniczona możliwość skalowania działalności,
• decyzje podejmowane na podstawie niepełnych danych.

„Prawidziwy problem zaczyna się wtedy, gdy organizacja próbuje zarządzać procesami obejmującymi kilka działów i setki dokumentów miesięcznie w Excelu. W takim modelu każda zmiana wymaga dodatkowej pracy, a ryzyko błędów rośnie wraz ze skalą biznesu”.

Microsoft Dynamics 365 Business Central został zaprojektowany właśnie po to, aby połączyć rozproszone procesy w jednym środowisku i dać przedsiębiorstwu możliwość łatwego zarządzania:

• finansami,
• sprzedażą,
• zakupami,
• magazynem,
• projektami,
• produkcją,
• serwisem,
• raportowaniem.

Przykładowo zamówienie sprzedaży wprowadzone do systemu jest od razu widoczne dla magazynu, działu finansowego i osób odpowiedzialnych za realizację. Stan magazynowy aktualizuje się automatycznie, a dane są dostępne dla wszystkich uprawnionych użytkowników.

W tym samym środowisku obsługiwane są faktury, płatności, zamówienia zakupowe, dostępność produktów oraz raporty zarządcze.

To oznacza koniec ręcznego przepisywania informacji między plikami i znacznie większą spójność danych w całej organizacji.

Dzięki temu przedsiębiorstwo zyskuje jedno źródło danych dla wszystkich działów. To podstawowa różnica pomiędzy modelem ERP Excel a nowoczesnym systemem ERP, który automatycznie synchronizuje informacje pomiędzy procesami.

Wdrożenie ERP nie oznacza rezygnacji z Excela. To jeden z najczęstszych mitów związanych z cyfryzacją procesów.

Arkusze nadal mogą pełnić ważną rolę w organizacji. Doskonale sprawdzają się w analizach, przygotowywaniu niestandardowych raportów, szybkich kalkulacjach czy pracy na wyeksportowanych danych.

Różnica polega na tym, że Excel przestaje być miejscem realizacji procesów biznesowych. Zamiast zarządzać zamówieniami, stanami magazynowymi czy fakturami, wspiera analizę danych pochodzących z systemu ERP.

Takie podejście pozwala wykorzystać mocne strony obu narzędzi bez ryzyka wynikającego z przechowywania kluczowych procesów w arkuszach.

W wielu organizacjach potrzeba wdrożenia ERP pojawia się znacznie wcześniej, niż zauważa to zarząd.

Sygnałami ostrzegawczymi są między innymi:

• pracownicy korzystają z wielu wersji tego samego pliku,
• raporty przygotowywane są ręcznie,
• dane trzeba przepisywać między systemami,
• stany magazynowe nie zgadzają się z rzeczywistością,
• coraz więcej procesów zależy od wiedzy pojedynczych osób,
• przygotowanie raportów zajmuje wiele godzin lub dni.

Szerzej o tym pisaliśmy w naszym artykule – Dlaczego potrzebujesz systemu ERP? Jeżeli któreś z tych sytuacji występują regularnie, warto przeanalizować, czy obecny model pracy nadal wspiera rozwój organizacji.

Nie istnieje unikalna liczba dokumentów czy użytkowników, po której firma automatycznie powinna wdrożyć ERP. Są jednak sygnały, które wskazują, że obecny model przestaje być efektywny.

Warto rozważyć ten krok, jeśli:

• z tych samych danych korzysta coraz więcej osób,
• liczba zamówień i dokumentów systematycznie rośnie,
• raportowanie wymaga ręcznego łączenia informacji z wielu źródeł,
• pojawia się coraz więcej wyjątków procesowych,
• firma korzysta z wielu oddzielnych narzędzi i integracji,
• błędy w danych zaczynają generować realne koszty,
• kluczowa wiedza znajduje się w arkuszach obsługiwanych przez pojedyncze osoby.

Co ważne, pierwszym krokiem nie musi być od razu zakup systemu. Warto rozpocząć od audytu procesów i danych oraz określenia, które obszary rzeczywiście wymagają przeniesienia do ERP.

Jeżeli zastanawiasz się, czy Excel nadal wspiera rozwój Twojej firmy, czy zaczyna ograniczać jej skalowanie, warto rozpocząć od rozmowy o procesach. Analiza sposobu pracy pozwoli wskazać obszary, które warto przenieść do Microsoft Dynamics 365 Business Central i ocenić, czy nadszedł właściwy moment na wdrożenie systemu ERP.