Twój zespół, tylko że zdalny

Coraz więcej firm pracuje dziś z zespołami IT w modelu zdalnym. Prawdziwym wyzwaniem nie jest jednak dostęp do specjalistów, lecz sprawienie, by Dedicated Team działał jak realna część organizacji.

Wiele firm decyduje się na outsourcing IT lub model Dedicated Team z bardzo konkretnych powodów: dostęp do kompetencji, szybkość działania, elastyczność kosztowa. Na poziomie operacyjnym wszystko się zgadza, projekt rusza, zadania są realizowane. A jednak po pewnym czasie pojawia się trudne do zdefiniowania poczucie dystansu – to wciąż nie jest „nasz” zespół.

Ten problem rzadko jest nazywany wprost. Objawia się raczej pośrednio: mniejszym zaangażowaniem w inicjatywy wykraczające poza backlog, ograniczonym poczuciem odpowiedzialności za produkt czy brakiem głębszego zrozumienia kontekstu biznesowego. Zespół dowozi zadania, ale nie zawsze myśli kategoriami „naszego produktu” czy „naszego klienta końcowego”.

Właśnie w tym miejscu najczęściej rozczarowuje klasycznie rozumiany outsourcing IT. Nie dlatego, że model jest zły, ale dlatego, że relacja została zbudowana jak kontrakt, a nie jak współpraca zespołowa. I tu pojawia się przestrzeń, w której Dedicated Team może zadziałać zupełnie inaczej — pod warunkiem, że potraktujemy go nie jak zewnętrznego dostawcę, lecz jak zdalną część własnej organizacji.

Choć model Dedicated Team często wrzucany jest do jednego worka z outsourcingiem IT, w praktyce różnica między tymi podejściami jest zasadnicza. Klasyczny outsourcing opiera się na przekazaniu zakresu prac zewnętrznemu dostawcy, który realizuje je w oparciu o kontrakt, harmonogram i ustalone deliverables. Relacja ma charakter transakcyjny – liczy się wykonanie zadania.

Dedicated Team działa inaczej. Zespół nie jest rozliczany wyłącznie z dowiezionych funkcjonalności, ale współuczestniczy w rozwoju produktu. To oznacza większą odpowiedzialność, ciągłość pracy oraz stopniowe budowanie wiedzy domenowej. W efekcie dedykowany zespół IT przestaje być „outsourcerem”, a zaczyna pełnić rolę zdalnego zespołu in-house, który rozumie cele biznesowe i bierze udział w podejmowaniu decyzji, a nie tylko w ich realizacji.

Przełom w pracy z Dedicated Team rzadko następuje w pierwszych tygodniach współpracy. Na początku zespół koncentruje się głównie na zrozumieniu technologii, procesów i backlogu. Dopiero z czasem pojawia się coś znacznie ważniejszego niż znajomość kodu – zrozumienie kontekstu biznesowego.

 

Momentem granicznym jest sytuacja, w której zespół zaczyna zadawać pytania wykraczające poza bieżące zadania: 

• dlaczego dana funkcjonalność jest ważna, 
• jak wpłynie na użytkowników i co przyniesie firmie w dłuższej perspektywie. 

 

To właśnie wtedy dedykowany zespół IT przestaje reagować wyłącznie na polecenia, a zaczyna współodpowiadać za produkt – dokładnie tak, jak robi to wewnętrzny zespół pracujący na miejscu.

Aby Dedicated Team faktycznie stał się częścią organizacji, sama umowa i zakres obowiązków nie wystarczą. Kluczowe znaczenie ma sposób integracji zespołu zdalnego z codziennym rytmem firmy. Wspólne procesy, te same narzędzia komunikacyjne oraz udział w regularnych spotkaniach produktowych sprawiają, że zespół nie funkcjonuje „obok”, lecz wewnątrz struktury projektu.

Równie istotna jest transparentność – zarówno w kontekście celów biznesowych, jak i decyzji podejmowanych po stronie klienta. Zdalny dedykowany zespół IT, który rozumie, dokąd zmierza produkt i jakie wyzwania stoją przed firmą, znacznie łatwiej angażuje się w proponowanie rozwiązań i usprawnień. Integracja nie polega więc na kontroli, lecz na budowaniu poczucia współodpowiedzialności za efekt końcowy.

Jednym z najczęstszych błędów w pracy z Dedicated Team jest założenie, że model ten automatycznie „rozwiązuje problem IT” po stronie klienta. Dedykowany zespół IT może przejąć odpowiedzialność za realizację i rozwój technologii, ale nie zastąpi decyzyjności, wizji produktu ani odpowiedzialności biznesowej.

Brak jasno określonego właściciela produktu, opóźnienia w podejmowaniu decyzji czy niespójne priorytety szybko odbijają się na efektywności zespołu – niezależnie od jego kompetencji. Dedicated Team potrzebuje kontekstu, feedbacku i kierunku działania. Dopiero wtedy może działać jak realna część organizacji, a nie wykonawca czekający na kolejne zadania.

W długiej perspektywie skuteczny outsourcing IT nie polega na ciągłej wymianie zespołów ani maksymalnym skracaniu kontraktów. Największą wartość przynosi stabilność – zarówno po stronie ludzi, jak i procesu. Dedicated Team, który pracuje z jednym klientem przez dłuższy czas, buduje wiedzę domenową, rozumie użytkowników końcowych i potrafi przewidywać konsekwencje decyzji technologicznych.

To właśnie dlatego model ten coraz częściej postrzegany jest nie jako forma outsourcingu, lecz jako strategiczne rozszerzenie organizacji. Zamiast każdorazowo „tłumaczyć projekt od nowa”, firma zyskuje zespół, który rozwija produkt w sposób ciągły i odpowiedzialny. W efekcie Dedicated Team może realnie przewyższyć klasyczny outsourcing IT pod względem jakości, przewidywalności i długofalowej wartości biznesowej.

Dedykowany zespół IT może działać jak realna część Twojej firmy, jeśli spełnione są poniższe warunki:

• po Twojej stronie istnieje jasny właściciel produktu, który podejmuje decyzje i nadaje kierunek,
• zespół ma dostęp do kontekstu biznesowego, a nie tylko do listy zadań,
• pracujecie na tych samych narzędziach i procesach co zespoły wewnętrzne,
• komunikacja jest regularna, a feedback przekazywany na bieżąco,
• traktujesz zespół jako partnera w rozwoju produktu, a nie wyłącznie wykonawcę,
• współpraca ma charakter długoterminowy, a nie projektowy „od–do”,
• partner IT dba o stabilność zespołu i ciągłość kompetencji.

 

Im więcej punktów możesz odhaczyć, tym większa szansa, że Dedicated Team faktycznie stanie się Twoim zespołem, a nie kolejną formą klasycznego outsourcingu IT.