Campus Bemke

Klient_

Campus Bemke to centrum edukacyjno-rozwojowe, które oferuje wszechstronny rozwój dla dzieci, młodzieży i społeczności lokalnej poprzez innowacyjne programy edukacyjne, warsztaty, obozy i przestrzeń do integracji. To unikalne miejsce, które ma na celu kształtowanie lepszej przyszłości poprzez wychowanie wartościowego pokolenia liderów jutra. Działalność Campus Bemke opiera się na personalnym podejściu do uczestników oraz bliskim kontakcie z rodzicami.

​

Wyzwanie_

Wraz z rozwojem swojej działalności i rosnącą liczbą podopiecznych Klient zaczął dostrzegać obszary, które można usprawnić, aby jeszcze skuteczniej realizować swoją misję.

Jednym z kluczowych wyzwań było zwiększenie efektywności procesów administracyjnych i usprawnienie przepływu informacji pomiędzy pracownikami, wolontariuszami oraz rodzicami. Rozproszenie wykorzystywanych narzędzi i duża liczba manualnych czynności sprawiały, że organizacja zajęć oraz obozów wymagała dużego nakładu pracy. Optymalizacji wymagał również system obsługi płatności, w celu uproszczenia tego procesu zarówno dla rodziców, jak i zespołu administracyjnego.

Aby wesprzeć Campus w tych obszarach, zarekomendowaliśmy przeprowadzenie procesu Product Discovery, który pozwoliłby lepiej zrozumieć działania i potrzeby organizacji oraz jej klientów. Kluczowe było znalezienie balansu między automatyzacją procesów a zachowaniem bliskiego kontaktu z uczestnikami i rodzicami, który stanowi fundament działalności fundacji.

Zrealizowane prace_

Krok 1: Warsztaty definiowania celów z wykorzystaniem metody OKR

Na początku przeprowadziliśmy warsztaty z pracownikami Campusu Bemke, podczas których omówiliśmy strategię, wizję oraz kluczowe wyzwania organizacji. Na tej podstawie wyznaczyliśmy nadrzędny cel i określiliśmy grupy interesariuszy, które mają największy wpływ na jego realizację. Warsztat uświadomił nam, że w pierwszym kroku, największą uwagę powinniśmy poświęcić usprawnieniu procesów operacyjnych oraz optymalizacji działań i komunikacji administracji. Wspólnie wypracowane wnioski stanowiły punkt wyjścia do wywiadów IDI, których celem było dogłębne zrozumienie problemów i potrzeb poszczególnych grup. Dzięki temu mogliśmy zaprojektować rozwiązania precyzyjnie odpowiadające na realne wyzwania i oczekiwania najważniejszych interesariuszy.

Krok 2: Wywiady pogłębione i analiza potrzeb użytkowników

Następnie przeszliśmy do rozmów w formie wywiadów pogłębionych (IDI), obejmujących zarówno pracowników Campusu, jak i rodziców – głównych odbiorców usług fundacji. IDI obejmowały aż 4 grupy docelowe, co przełożyło się na 32 wywiady. Dzięki temu mogliśmy poznać i zrozumieć rzeczywiste doświadczenia i potrzeby użytkowników, co pozwoliło nam stworzyć user persony reprezentujące konkretne grupy z ich wyzwaniami, oczekiwaniami i motywacjami.

Krok 3: Audyt procesów biznesowych i ścieżek użytkownika

Kolejnym krokiem była szczegółowa analiza obecnych procesów organizacji, ze szczególnym uwzględnieniem operacji administracyjnych, ścieżek użytkownika oraz interakcji z systemami fundacji.
Przeanalizowaliśmy działania fundacji w obszarach Wakacje z Pasją, zajęć dodatkowych oraz Indywidualnego Programu Rozwoju, identyfikując kluczowe wyzwania oraz punkty wymagające optymalizacji. Dzięki temu uzyskaliśmy pełny obraz funkcjonowania organizacji, co ułatwiło wypracowanie realnych rekomendacji i usprawnień.

Rozwiązanie_

W wyniku przeprowadzonego procesu Product Discovery opracowaliśmy projekt kompleksowego rozwiązania, które odpowiada na kluczowe potrzeby Campusu, usprawniając organizację obozów, zajęć dodatkowych oraz komunikację z rodzicami i kadrą.
Efektem naszych działań jest projekt Portalu Administratora, Aplikacji dla Rodzica i Kadr, które zapewnią wygodne zarządzanie ofertą, automatyzację procesów administracyjnych oraz lepszy przepływ informacji.

​

Portal dla Administratora

Efektywne zarządzanie ofertą i organizacją Campusu
Administratorzy zyskają:

• Oszczędność czasu i zasobów dzięki automatyzacji procesów.
• Eliminację błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
• Lepszą kontrolę nad dokumentacją, harmonogramami i finansami.
• Większą przejrzystość i skuteczność w zarządzaniu organizacją.

Aplikacja dla Rodzica

Wygoda i pełna kontrola nad zajęciami dziecka
Rodzice zyskali:

• Szybszy i prostszy proces zapisów.
• Większą przejrzystość i łatwiejsze wyszukiwanie odpowiedniej oferty.
• Mniej czasu poświęconego na formalności, więcej na aktywności dziecka.
• Stały dostęp do ważnych informacji i dokumentów.

Aplikacja dla Kadry

Sprawne zarządzanie zajęciami i obozami
Kadra zyska:

• Szybki dostęp do informacji o uczestnikach.
• Notatki głosowe – sprawne rejestrowanie informacji.
• Proste i bardziej efektywne zarządzanie obecnością oraz rozliczeniami.
• Łatwe dodawanie i dzielenie się relacjami z zajęć i obozów.

Korzyści dla Campus Bemke_

1. Automatyzacja procesów administracyjnych oraz zmniejszenie czasochłonności działań manualnych.
2. Usprawnienie komunikacji pomiędzy rodzicami, kadrą i administracją.
3. Pełna kontrola nad organizacją zajęć, obozów i rekrutacją.
4. Poprawa komfortu użytkowników – zarówno rodziców, jak i kadry – poprzez łatwy dostęp do informacji oraz eliminację zbędnych formalności.
5. Minimalizacja ryzyka błędów w rozliczeniach i zarządzaniu danymi.

Teraz Campus Bemke może skupić się tym, co najważniejsze – swojej misji i rozwoju dzieci.

Zakres projektu_

• Wywiad z pracownikami
• Definiowanie celów metodą OKR
• Wywiady pogłębione
• Mapa potrzeb
• Impact Mapping
• Warsztat z klientem
• UX Design
• Prototyping
• User Story Map
• Modelowanie procesów

Technologie_

• Flutter
• GraphQL API
• Firebase
• Magento
• AppsFlyer
• Synerise
• Google Analytics

Kluczowe liczby_

• 32 przeprowadzone wywiady IDI, dostarczające wiedzy o potrzebach i problemach interesariuszy.
• 7 zidentyfikowanych Person, pokazujących bóle i potrzeby użytkowników, prowadzących do Impact Mappingu.
• 28 kluczowych procesów opisujących aktualne działania organizacji.
• 158 User Stories, mapujących funkcjonalności i interakcje użytkowników, stanowiących podstawę do projektowania rozwiązania.
• 42 ekrany medium-fidelity, tworzące wizualną koncepcję finalnego produktu i uzupełniające User Story Map w zakresie portalu administratora.
• 54 ekrany hi-fidelity, tworzące wizualną koncepcję finalnego produktu i uzupełniające User Story Map w zakresie aplikacji dla rodzica i kadry.

Referencje_

„Z tym zespołem nie ma rzeczy niemożliwych – to partner, który naprawdę pomaga ruszyć z miejsca. To, co szczególnie nas ujęło, to partnerskie podejście i sposób, w jaki potrafią dojść do sedna problemu – patrząc nie tylko z perspektywy biznesu, ale przede wszystkim końcowego użytkownika. Dzięki realizacji Product Discovery po raz pierwszy zetknęliśmy się z podejściem, które wykracza poza klasyczną analizę – i już nie wyobrażamy sobie inaczej podchodzić do dużych projektów. Ta współpraca dała nam jasny kierunek, konkretny cel i skuteczne metody działania. Zyskaliśmy nie tylko strukturę, ale i pewność, że nasz projekt ma szansę zaistnieć na najwyższym poziomie”.

„Współpraca z zespołem Euvic to fascynujący proces podróży w głąb projektu i codziennej pracy. Nigdy wcześniej nie brałam udziału we współpracy tak wnikliwej i dociekliwej, a przy tym pełnej uważności oraz wartościowych i niełatwych pytań. Za tą uważnością idzie ogromny profesjonalizm. Dzięki pracy z nimi odkryłam zupełnie nową perspektywę na moją pracę Project Managera. Czuję, że oprócz tego, że wypracowane rozwiązanie rozwiązuje wszystkie bolączki codziennej pracy, to ta współpraca była dla mnie również szansą na uświadomienie sobie, że bycie człowiekiem orkiestrą nie zawsze jest konieczne. To inspiracja do dalszego rozwoju, zwiększania jakości działań, ale przy tym nauka dostrzegania prostszych i wciąż dobrych rozwiązań”.