Copilot w Business Central

Jeszcze kilka lat temu sztuczna inteligencja kojarzyła się głównie z chatbotami i eksperymentalnymi rozwiązaniami. Dziś staje się integralną częścią nowoczesnych systemów biznesowych. Dobrym przykładem jest Business Central Copilot – inteligentny asystent AI wbudowany w Microsoft Dynamics 365 Business Central, który wspiera użytkowników systemu ERP w codziennej pracy.

Nie jest to kolejna aplikacja działająca obok systemu. Copilot stanowi element środowiska Business Central i pomaga szybciej analizować dane, przygotowywać dokumenty, wyszukiwać informacje oraz wykonywać powtarzalne zadania. Dzięki temu AI w ERP przestaje być futurystyczną wizją, a staje się praktycznym narzędziem wspierającym finanse, sprzedaż, operacje i raportowanie.

Zastanawiasz się, dlaczego nowoczesny system ERP stanowi fundament rozwoju przedsiębiorstwa? Koniecznie przeczytaj artykuł: Dlaczego potrzebujesz systemu ERP do zarządzania swoją firmą?

Business Central Copilot to inteligentny asystent wykorzystujący generatywną sztuczną inteligencję, który działa bezpośrednio w systemie ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. Jego zadaniem nie jest zastępowanie użytkownika, lecz usprawnienie codziennej pracy z danymi i procesami biznesowymi.

Jedną z największych zmian jest możliwość korzystania z systemu przy użyciu języka naturalnego. Zamiast przeszukiwać kolejne moduły lub ręcznie analizować dane, użytkownik może zadawać pytania dotyczące informacji zapisanych w systemie, generować podsumowania czy tworzyć treści na podstawie zgromadzonych danych.

Copilot oferuje m.in.:

• generowanie opisów produktów z wykorzystaniem danych kartotek zapisanych w Microsoft Dynamics 365 Business Central,
• wspomaganie uzgadniania zapisów bankowych,
• zadawanie pytań do danych systemowych w języku naturalnym,
• podsumowywanie informacji znajdujących się w rekordach systemu,
• proponowanie treści wiadomości e-mail lub dokumentów na podstawie danych z Business Central.

Warto podkreślić, że system ERP Copilot nie podejmuje decyzji biznesowych. Ostateczna odpowiedzialność za ich weryfikację i akceptację zawsze pozostaje po stronie użytkownika.

Nowoczesne systemy ERP AI zmieniają sposób korzystania z danych biznesowych. System nie pełni już wyłącznie funkcji repozytorium informacji, ale aktywnie pomaga je analizować, interpretować i wykorzystywać podczas codziennej pracy.

W praktyce oznacza to mniej czasu poświęcanego na ręczne wyszukiwanie danych, szybsze przygotowywanie dokumentów, łatwiejsze raportowanie oraz ograniczenie liczby powtarzalnych czynności. Użytkownicy mogą zadawać pytania w języku naturalnym, otrzymywać podsumowania danych czy szybciej odnajdywać potrzebne informacje bez budowania skomplikowanych filtrów i raportów.

Największą wartością nie jest sama technologia AI, lecz jej obecność dokładnie tam, gdzie pracownicy wykonują swoje codzienne obowiązki – w systemie Business Central. To właśnie dlatego ERP AI realnie zwiększa produktywność i pozwala skupić się na analizie oraz podejmowaniu decyzji zamiast na obsłudze systemu.

Z biznesowego punktu widzenia największe wartości to skrócenie czasu wykonywania powtarzalnych zadań, szybszy dostęp do informacji oraz możliwość podejmowania decyzji na podstawie aktualnych danych zapisanych w Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dzięki nim pracownicy mogą poświęcić więcej czasu na analizę, obsługę klientów i rozwój firmy zamiast wykonywania czynności administracyjnych.

W praktyce największe korzyści z wykorzystania Copilot osiągają organizacje, które wcześniej uporządkowały dane podstawowe (master data). Nawet najbardziej zaawansowane funkcje AI nie zastąpią poprawnej jakości danych zapisanych w systemie ERP.

W wielu projektach wdrożeniowych pierwsze efekty wykorzystania Copilot pojawiają się w obszarze finansów i raportowania. To właśnie tam użytkownicy wykonują najwięcej powtarzalnych operacji, które można znacząco przyspieszyć dzięki Dynamics 365 i wbudowanej sztucznej inteligencji.

Nasze doświadczenie pokazuje również, że największą wartość przynosi wdrażanie Copilot etapami – zaczynając od procesów o największej liczbie powtarzalnych czynności, a następnie rozszerzając zastosowanie AI na kolejne obszary działalności.

Obszar finansów należy do tych, w których ERP Copilot może przynieść najszybsze korzyści.

Asystent pomaga analizować należności i zobowiązania, monitorować przepływy pieniężne oraz szybciej identyfikować odchylenia w danych finansowych. Może również wspierać użytkowników podczas zamknięcia miesiąca, wskazując informacje wymagające dodatkowej analizy.

Dużym ułatwieniem jest wsparcie procesu uzgadniania transakcji bankowych oraz pracy z wyciągami bankowymi w Microsoft Dynamics 365 Business Central. Zamiast ręcznie przeszukiwać setki lub tysiące zapisów księgowych, użytkownik może szybciej odnaleźć potrzebne informacje, uzyskać podsumowanie danych dotyczących kontrahenta lub sprawdzić status wybranych płatności.

Copilot pozwala również błyskawicznie odpowiedzieć na pytania typu:

• które faktury są przeterminowane,
• którzy kontrahenci posiadają największe zaległości,
• jak zmieniały się przepływy pieniężne w ostatnich miesiącach,
• które koszty odbiegają od założonego budżetu.

Przykład zastosowania:

Księgowy zauważa wzrost należności przeterminowanych. Zamiast tworzyć raport od podstaw, zadaje Copilotowi pytanie w języku naturalnym w Business Central i otrzymuje podsumowanie wskazujące kontrahentów odpowiadających za największy wzrost zadłużenia. Pozwala to szybciej przejść do analizy przyczyn i podjąć odpowiednie działania.

Efekt jest prosty – mniej ręcznej pracy, lepsza kontrola nad finansami i więcej czasu na analizę zamiast wykonywania rutynowych czynności.

Business Central Copilot wspiera również codzienną pracę działów sprzedaży.

Copilot może wygenerować pierwszy szkic oferty handlowej lub opisu produktu na podstawie danych zapisanych w Microsoft Dynamics 365 Business Central. Użytkownik następnie uzupełnia treść, weryfikuje ją i zatwierdza przed wysłaniem do klienta.

Dużym ułatwieniem jest możliwość wykorzystania historii współpracy z klientem. Handlowiec może szybciej przygotować ofertę na podstawie wcześniejszych zamówień, analizować historię zakupów lub odpowiedzieć na zapytanie otrzymane w Outlooku czy Microsoft Teams bez konieczności ręcznego wyszukiwania informacji w wielu miejscach.

Dynamics 365 Business Central wspiera proces sprzedaży przede wszystkim z perspektywy systemu ERP. Firmy oczekujące bardziej rozbudowanego zarządzania relacjami z klientami mogą rozszerzyć środowisko o Microsoft Dynamics 365 Sales lub inne rozwiązania CRM należące do ekosystemu Microsoft.

Przykład zastosowania:

Handlowiec otrzymuje wiadomość e-mail z zapytaniem o dostępność 50 sztuk produktu. Zamiast ręcznie sprawdzać historię współpracy, dostępność magazynową i przygotowywać ofertę od podstaw, wykorzystuje Copilot do wygenerowania projektu odpowiedzi na podstawie danych zapisanych w Business Central. Dzięki temu przygotowanie oferty trwa znacznie krócej, a ryzyko pominięcia istotnych informacji zostaje ograniczone.

Obszary operacyjne również korzystają z możliwości, jakie oferuje AI w Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Copilot pomaga analizować poziomy zapasów, dostępność produktów oraz dane dotyczące zakupów. Dzięki temu łatwiej wychwycić braki magazynowe, nadwyżki, opóźnienia dostaw czy inne odchylenia wymagające reakcji.

Asystent może wspierać analizę zamówień, identyfikować produkty o zwiększonym zapotrzebowaniu oraz ułatwiać planowanie zakupów na podstawie danych historycznych. Pozwala również szybciej odnaleźć informacje dotyczące konkretnych dostawców, zamówień czy stanów magazynowych.

Dla działów operacyjnych oznacza to szybszy dostęp do informacji i sprawniejsze podejmowanie decyzji opartych na aktualnych danych biznesowych w Dynamics 365, zamiast ręcznego analizowania wielu raportów.

Przed wdrożeniem nowych funkcji AI warto poznać najczęstsze błędy popełniane podczas wdrożeń systemów ERP: 5 błędów przy wdrażaniu ERP, które opóźniają projekt i zwiększają koszty.

Jednym z najbardziej praktycznych zastosowań AI w ERP jest analiza danych.

Business Central Copilot umożliwia zadawanie pytań dotyczących danych zapisanych w systemie przy użyciu języka naturalnego. Dzięki temu użytkownik nie musi znać struktury raportów ani budować skomplikowanych filtrów, aby uzyskać potrzebne informacje z Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Przykładowo może zapytać:

• które faktury pozostają nieopłacone,
• którzy klienci generują najwyższą sprzedaż,
• które produkty osiągają największą marżę,
• jaki jest aktualny poziom zapasów,
• które zamówienia są opóźnione.

Takie podejście znacząco skraca czas potrzebny na przygotowanie analiz i podejmowanie decyzji. W bardziej zaawansowanych scenariuszach naturalnym uzupełnieniem Business Central pozostaje Microsoft Power BI, który umożliwia budowanie interaktywnych dashboardów, analiz i raportów obejmujących dane z całego ekosystemu Microsoft.

Ponieważ AI w ERP pracuje na danych biznesowych, bezpieczeństwo pozostaje jednym z najważniejszych zagadnień.

Business Central Copilot korzysta z tych samych mechanizmów uprawnień, ról oraz kontroli dostępu, które obowiązują w całym systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central. Oznacza to, że użytkownik ma dostęp wyłącznie do danych, do których posiada odpowiednie uprawnienia.

Jednocześnie należy pamiętać, że sugestie generowane przez AI powinny być każdorazowo weryfikowane, zwłaszcza w obszarze finansów, dokumentów księgowych oraz decyzji biznesowych. Sztuczna inteligencja wspiera pracę specjalistów, ale nie zastępuje ich wiedzy i odpowiedzialności.

Wdrażając rozwiązania wykorzystujące AI, warto również opracować wewnętrzne zasady korzystania z Copilot oraz określić procesy, w których automatyzacja przyniesie największą wartość dla organizacji.

Skuteczne wykorzystanie Copilot zaczyna się jeszcze przed jego uruchomieniem.

Podstawą są uporządkowane dane, dobrze zdefiniowane procesy biznesowe oraz poprawnie skonfigurowany system ERP. Im wyższa jakość danych znajdujących się w Business Central, tym trafniejsze i bardziej użyteczne będą odpowiedzi generowane przez AI.

Aby skutecznie przygotować firmę do korzystania z Copilot w Business Central warto przeprowadzić audyt obecnego środowiska oraz wskazać procesy, w których automatyzacja przyniesie największe korzyści. W praktyce najczęściej są to finanse, sprzedaż, raportowanie, zakupy i operacje.

W wielu organizacjach pierwszym etapem cyfrowej transformacji jest odejście od arkuszy kalkulacyjnych na rzecz nowoczesnego systemu ERP. Więcej na ten temat: Excel jako system ERP – kiedy arkusze przestają wystarczać?

A jeśli masz już ERP, ale przy okazji masz też poczucie, że obecny system może ograniczać rozwój Twojego przedsiębiorstwa, koniecznie sprawdź, jakie sygnały mogą świadczyć o konieczności jego zmiany: 3 sygnały, że Twój system ERP blokuje rozwój firmy.

Pamiętaj – obok technologii istotną rolę odgrywa również partner wdrożeniowy. Odpowiada on nie tylko za konfigurację systemu, integracje z Microsoft 365, Power Platform czy innymi rozwiązaniami ekosystemu Microsoft, ale także za szkolenie użytkowników oraz dalszy rozwój środowiska wraz z pojawianiem się nowych funkcji Copilot.

Rozwój sztucznej inteligencji w Microsoft Dynamics 365 Business Central pokazuje, że system ERP przestaje być wyłącznie narzędziem do ewidencji danych. Coraz częściej staje się aktywnym wsparciem w analizie informacji, automatyzacji procesów i podejmowaniu decyzji. Firmy, które już dziś uczą się wykorzystywać możliwości Copilot, będą lepiej przygotowane na kolejne etapy cyfrowej transformacji i efektywniej wykorzystają potencjał swoich danych biznesowych.