Jak transformacja cyfrowa Medsphere zwiększyła efektywność i pozwoliła zdobyć większy udział w rynku?

Klient_

Medsphere Systems Corporation to wiodący dostawca przystępnych cenowo i interoperacyjnych platform IT dla opieki zdrowotnej oraz powiązanych usług. Założona w 2002 roku firma Medsphere skupia zaangażowanych specjalistów klinicznych i technologicznych, którzy wspólnie pracują nad tym, by wysokiej jakości rozwiązania IT dla opieki zdrowotnej były dostępne dla organizacji.

Nasza rola w projekcie_

Medsphere wybrał Euvic na partnera w procesie całkowitego przeprojektowania systemu zarządzania zapasami i łańcuchem dostaw dla branży ochrony zdrowia, tworząc od podstaw zupełnie nowe rozwiązanie.

Cel projektu_

Fundamentem współpracy stał się model Smart Delivery Euvic, w którym strategiczny nadzór menedżerów z USA połączono z wysoko wykwalifikowanymi, a jednocześnie efektywnymi kosztowo zespołami inżynierskimi z Polski. To podejście pozwoliło Medsphere połączyć bliską kontrolę nad kierunkiem projektu z dostępem do specjalistycznych kompetencji technologicznych.

Głównym celem biznesowym było udoskonalenie oferty Medsphere w obszarze zarządzania zapasami i łańcuchem dostaw dla sektora ochrony zdrowia, tak aby odpowiadała ona rosnącym wymaganiom rynku. Równolegle projekt miał umocnić pozycję Medsphere jako lidera branżowego poprzez dostarczenie rozwiązania zdolnego do obsługi większych systemów szpitalnych i sprostania standardom bezpieczeństwa obowiązującym w opiece zdrowotnej.

Wyzwania_

Medsphere oferował szpitalom i placówkom medycznym starsze rozwiązanie do zarządzania zapasami i łańcuchem dostaw – VisCIMS. System ten ma kluczowe znaczenie operacyjne, ponieważ kompleksowo śledzi przepływ materiałów w placówkach medycznych – od oddziałów, przez wózki, po pracownie cewnikowania serca (cathlab). Rozwiązanie pomagało administratorom zapewniać dostępność niezbędnych materiałów dokładnie wtedy, gdy były potrzebne, umożliwiając zarządzanie przepływem materiałów od magazynu aż po całą placówkę.

Wraz ze starzeniem się systemu, VisCIMS miał coraz większe trudności ze spełnianiem wymagań branżowych i wymagał istotnych aktualizacji, aby dorównać rygorystycznym standardom bezpieczeństwa i wydajności Medsphere. System był trudny do promowania i sprzedaży, zwłaszcza że konkurencja wprowadzała na rynek rozwiązania lepiej dopasowane do współczesnych wymagań sektora ochrony zdrowia, takich jak zgodność z HIPAA, obsługa danych poufnych czy integracja międzyplatformowa. Pozycja lidera Medsphere była zagrożona.

Po trzech latach prób z różnymi strategiami i partnerami, Medsphere zdecydował się obrać nowy kierunek oparty na oprogramowaniu dedykowanym i potrzebował odpowiedniego partnera do realizacji tego celu.

• Rosnąca konkurencja zagrażała portfelowi klientów: Medsphere odnotował spadek sprzedaży i utratę klientów na rzecz konkurencji oferującej alternatywne rozwiązania technologiczne
• Ryzyko związane z niezawodnością i wydajnością: VisCIMS został zbudowany w oparciu o przestarzałą technologię, co generowało ryzyko związane z wydajnością i bezpieczeństwem
• Wymagania branży ochrony zdrowia: Sektor ten wymaga rozwiązań zgodnych z regulacjami zdrowotnymi, spełniających standardy takie jak HIPAA, zabezpieczających dane wrażliwe pacjentów oraz umożliwiających integrację z różnorodnymi systemami i technologiami stosowanymi w ochronie zdrowia

Przebieg pracy_

Współpracę rozpoczęto od głębokiego zaangażowania amerykańskiego zespołu kierowniczego Euvic w środowisko opieki zdrowotnej, aby poznać złożoną dynamikę łańcuchów dostaw szpitalnych. Medsphere zestawił zespół Euvic z ekspertami merytorycznymi, którzy szczegółowo opisali otoczenie, wyzwania i potrzeby, dzięki czemu zespół Euvic mógł przełożyć je na idealnie dopasowane rozwiązania techniczne. Zespół posunął się nawet do odwiedzenia szpitali i przeprowadzenia wywiadów z użytkownikami końcowymi, aby dogłębnie zrozumieć, jakie funkcje są potrzebne zarówno obecnie, jak i w przyszłości.

Następnie Euvic przedstawił ocenę potrzeb obejmującą stos technologiczny, architekturę systemu, funkcjonalności operacyjne oraz potencjalne źródła przychodów.

Zakres prac_

• Doradztwo technologiczne: Euvic zapewnił wsparcie eksperckie w zakresie infrastruktury, bezpieczeństwa, skalowalności, strategii integracji oraz optymalizacji kosztów
• Transformacja cyfrowa: Aby rozwiązać problemy związane z bezpieczeństwem i wydajnością, Euvic uruchomił rozwiązanie HealthLine, przechodząc z przestarzałej technologii na nowoczesne, sprawdzone i dojrzałe rozwiązania, zapewniając jednocześnie zgodność ze standardami branży ochrony zdrowia
• Zaawansowane bezpieczeństwo i zgodność z HIPAA: Precyzja i niezawodność miały kluczowe znaczenie w obsłudze danych wrażliwych

Dostarczone rozwiązania_

W ramach współpracy Euvic zaprojektował i wdrożył HealthLine – nowoczesne rozwiązanie do zarządzania zapasami i łańcuchem dostaw, które zastąpiło dotychczasowy system VisCIMS. Platforma została pomyślana z myślą o administratorach placówek medycznych i zespołach zaopatrzenia, którym zapewnia pełną kontrolę nad przepływem materiałów w obrębie szpitala, od magazynu, przez oddziały i wózki zaopatrzeniowe, aż po newralgiczne pracownie cewnikowania serca (cathlab). Dzięki temu personel odpowiedzialny za logistykę może zapewnić dostępność niezbędnych materiałów dokładnie wtedy, gdy są potrzebne, niezależnie od skali i złożoności placówki.

Kluczowym elementem prac było przejście z przestarzałej architektury technologicznej na nowoczesny, dojrzały stos technologiczny, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej zgodności ze standardami branżowymi, w tym HIPAA ,co miało krytyczne znaczenie w kontekście obsługi danych wrażliwych. Rozwiązanie zostało zaprojektowane tak, by intuicyjna obsługa nie wymagała długiego wdrożenia, a jego architektura pozwoliła na płynną integrację w ramach zróżnicowanego ekosystemu systemów szpitalnych. Nowy system zyskał też zdolność do obsługi wielu placówek jednocześnie oraz znacznie większego obciążenia, co otworzyło Medsphere drogę do współpracy z większymi systemami szpitalnymi, wcześniej niedostępnymi dla VisCIMS.

Efektem wdrożenia HealthLine jest rozwiązanie, które nie tylko odpowiada na bieżące potrzeby operacyjne placówek medycznych, ale też umocniło pozycję rynkową Medsphere, zwiększając wiarygodność marki, przyspieszając ekspansję na nowych klientów oraz podnosząc satysfakcję i tempo adaptacji wśród personelu szpitalnego.

Korzyści_

Dzięki modernizacji rozwiązania do zarządzania zapasami i łańcuchem dostaw w ochronie zdrowia oraz uwzględnieniu opinii użytkowników, usunięciu luk w zabezpieczeniach i wykorzystaniu możliwości integracyjnych, Medsphere zdołał przyspieszyć ekspansję rynkową i umocnić swoją pozycję lidera branżowego.

• 20% skrócenie czasu szkoleń: Intuicyjny, przyjazny dla użytkownika design znacząco skrócił czas potrzebny na szkolenia, przyspieszając wdrożenie systemu. Łatwość obsługi odegrała kluczową rolę w rozszerzeniu bazy klientów Medsphere, zwiększając satysfakcję klientów, przyspieszając tempo adaptacji wśród personelu szpitalnego oraz ułatwiając integrację z codziennymi operacjami
• Ekspansja rynkowa: Wdrożenie nowego rozwiązania umożliwiło Medsphere dostarczanie niezawodnego produktu i rozszerzenie usług na większe systemy szpitalne, co umocniło pozycję lidera rynkowego firmy. Dzięki zdolności nowego systemu do obsługi wielu placówek jednocześnie, Medsphere mógł pozyskać nowych klientów potrzebujących raportowania międzyobiektowego. Co istotne, nowy system mógł obsłużyć znacznie większe obciążenie, co otworzyło drzwi do większych placówek, których wcześniej VisCIMS nie był w stanie obsłużyć
• Wzmocnione bezpieczeństwo i wydajność: Dzięki wzmocnionym funkcjom bezpieczeństwa, zoptymalizowanej wydajności oraz ścisłej zgodności ze standardami branżowymi, takimi jak HIPAA, rozwiązanie zwiększyło wiarygodność i reputację Medsphere na rynku, a także usprawniło architekturę systemu, podnosząc jego stabilność
• Lepsza integracja: Przebudowa umożliwiła płynną integrację w ramach zróżnicowanego ekosystemu szpitalnego, zwiększając elastyczność i zapewniając pełne wykorzystanie potencjału rozwiązania

Technologie_

• C#
• .NET Framework
• Web Services
• WinForms
• ASP MVC5
• SQL Server with Replication and Reporting Services
• Flutter

Referencje_

Wykorzystanie wyjątkowego, opartego w USA kierownictwa Euvic, polskich talentów technicznych oraz korzystnej struktury kosztowej oznaczało dla nas znaczące oszczędności i dostarczenie rozwiązań o wysokiej wartości – sytuację korzystną dla obu stron.

Medsphere i Euvic działali jako jeden, zgrany zespół. Podejście Euvic zorientowane na klienta oraz zaangażowanie ekspertów technicznych sprawiły, że współpraca przebiegała wymarzenie i dały Medsphere poczucie bezpieczeństwa oraz pewności.